Toimeksiantosopimus

Toimeksiantosopimus selkeyttää tilaajan ja tekijän yhteistyötä

Toimeksiantosopimus on kirjallinen sopimus siitä, mitä tehtävää tai palvelua toimeksisaaja tekee toimeksiantajalle, millä ehdoilla työ toteutetaan ja miten siitä maksetaan. Sopimusta käytetään esimerkiksi asiantuntijatyössä, konsultoinnissa, suunnittelussa, projektitehtävissä, markkinoinnissa, koulutuksessa, selvityksissä ja muissa itsenäisesti toteutettavissa toimeksiannoissa.

Hyvä toimeksiantosopimus kuvaa käytännön tekemisen riittävän tarkasti. Pelkkä ilmaus kuten ”konsultointipalvelu” ei vielä kerro, mitä asiakas saa. Määrittele tehtävät, työn rajaus, toimitettavat tulokset, aikataulu ja hyväksymismenettely jo ennen työn aloittamista.

Milloin toimeksiantosopimusta tarvitaan?

Toimeksiantosopimus kannattaa tehdä, kun yritys ostaa toiselta yritykseltä, yrittäjältä tai henkilöltä rajatun tehtävän tai jatkuvan palvelun. Tyypillisiä tilanteita ovat esimerkiksi asiantuntijalausunto, konsultointi, projektin suunnittelu, viestintä- ja markkinointityö, koulutus, tutkimus, dokumentointi, tapahtuman järjestämiseen liittyvä tehtävä tai muu sovittu suorite.

Toimeksiannon sisältö, tavoitteet ja rajaus

Kuvaa, mitä toimeksisaajan tulee tehdä ja mitä työn lopputuloksena toimitetaan. Määrittele työn tavoitteet, laajuus, työvaiheet, mahdolliset väliraportit, toimitusmuoto ja hyväksymiskriteerit. Kirjaa myös, mitä toimeksiantoon ei sisälly. Selkeä rajaus ehkäisee tilannetta, jossa osapuolet ymmärtävät lisätyöt tai työn laajuuden eri tavoin.

Aikataulu, välitavoitteet ja yhteistyö

Sovi työn aloitus, määräajat, välitavoitteet ja lopullinen toimituspäivä. Määrittele, mitä tietoja, aineistoja tai päätöksiä toimeksiantajan on toimitettava ja missä ajassa. Sopimuksessa voidaan myös sopia yhteyshenkilöistä, kokouksista, raportoinnista ja siitä, miten viivästykset vaikuttavat aikatauluun.

Palkkio, laskutus ja kulujen korvaaminen

Palkkio voidaan sopia kiinteänä hintana, tunti- tai päiväveloituksena, vaiheittaisena maksuna tai muulla yksiselitteisellä perusteella. Kirjaa laskutusajankohta, maksuehto, arvonlisäveron käsittely, matkakulut ja muut erikseen korvattavat kustannukset. Sovi myös lisä- ja muutostöiden tilaamisesta sekä niiden hinnoittelusta.

Toimeksisaajan itsenäisyys ja työn toteutustapa

Toimeksiantosuhteessa toimeksisaaja toimii lähtökohtaisesti itsenäisesti ja vastaa sovitun tehtävän toteuttamisesta. Sopimuksessa voidaan määritellä tavoiteltu lopputulos, laatuvaatimukset, aikataulu ja yhteistyön käytännöt. Työn toteutuksen tosiasialliset olosuhteet ratkaisevat kuitenkin sen, onko kyse toimeksiantosuhteesta vai työsuhteesta.

Toimeksiantosopimus vai työsopimus?

Toimeksiantosopimuksen otsikko tai osapuolten käyttämä nimike ei yksin ratkaise oikeussuhteen luonnetta. Jos työntekijä tekee työtä henkilökohtaisesti työnantajan lukuun tämän johdon ja valvonnan alaisena, kyse voi olla työsuhteesta sopimuksen nimestä huolimatta. Arvioinnissa tarkastellaan muun muassa työn itsenäisyyttä, työn johto- ja valvontaa, työvälineitä, työskentelyolosuhteita, korvauksen määräytymistä ja vastuita. Verohallinnon ohje yrittäjyyden ja työsuhteen tunnusmerkeistä.

Aineistot, tekijänoikeudet ja käyttöoikeudet

Toimeksiannossa voi syntyä raportteja, tekstejä, kuvia, suunnitelmia, ohjelmistoja, koulutusmateriaaleja tai muuta aineistoa. Sovi, kuka omistaa lähtöaineistot ja työn tulokset sekä millaiset käyttöoikeudet toimeksiantaja saa. Määrittele, saako aineistoa muokata, julkaista, käyttää kaupallisesti tai luovuttaa kolmannelle. Tarvittaessa sovi oikeuksien siirtymisestä erikseen ja yksilöi siirtymisen laajuus.

Salassapito ja henkilötietojen käsittely

Jos toimeksiannon yhteydessä käsitellään luottamuksellisia tietoja, määrittele niiden käyttö, suojaaminen, luovuttaminen ja salassapitovelvollisuuden kesto. Jos toimeksisaaja käsittelee henkilötietoja toimeksiantajan puolesta, osapuolten tulee arvioida tietosuojalainsäädännön mukaiset roolit ja tarvittaessa tehdä erillinen henkilötietojen käsittelysopimus.

Alihankkijat, vastuut ja vakuutukset

Sovi, saako toimeksisaaja käyttää alihankkijoita tai muita avustajia ja vastaako toimeksisaaja heidän työstään. Määrittele osapuolten vastuut, virheiden korjaaminen, vahingonkorvaus, vastuun mahdolliset rajat sekä tehtävän luonteeseen sopivat vakuutukset. Vastuunrajoitukset on laadittava selkeästi ja arvioitava tapauskohtaisesti.

Toimeksiannon muutokset ja lisätyöt

Työn aikana voi ilmetä tarve muuttaa tehtävän sisältöä, aikataulua tai toimituksia. Sovi, kuka voi hyväksyä muutokset, miten ne dokumentoidaan ja miten muutos vaikuttaa palkkioon ja määräaikoihin. Lisätyöt kannattaa aloittaa vasta, kun niiden sisältö ja hinta on hyväksytty.

Sopimuksen voimassaolo ja päättäminen

Yksittäinen toimeksianto voi päättyä, kun sovittu työ on toimitettu ja hyväksytty. Jatkuvassa toimeksiannossa määrittele sopimuskausi, irtisanomisaika ja mahdolliset purkuperusteet. Sovi myös keskeneräisten töiden, jo syntyneiden kustannusten, maksujen, aineistojen palauttamisen ja käyttöoikeuksien käsittelystä sopimuksen päättyessä.

Toimeksiantosopimus eri toimialoilla

Sopimus soveltuu esimerkiksi konsultointi- ja asiantuntijapalveluihin, IT- ja digipalveluihin, markkinointiin, koulutukseen, tapahtumiin, maatalouden asiantuntijatehtäviin, kiinteistöpalveluihin ja muihin yritysten tilaamiin tehtäviin. Toimialakohtaiset vaatimukset, kuten pätevyydet, luvat, vakuutukset ja tietosuojavelvoitteet, tulee huomioida toimeksiannon mukaan.

Usein kysyttyä toimeksiantosopimuksesta

Mikä on toimeksiantosopimus?

Toimeksiantosopimus on sopimus, jossa toimeksisaaja sitoutuu tekemään toimeksiantajalle sovitun tehtävän tai palvelun itsenäisesti sovittua korvausta vastaan. Sopimuksessa määritellään työn sisältö, tavoitteet, aikataulu, palkkio ja vastuut.

Milloin toimeksiantosopimus kannattaa tehdä?

Sopimus kannattaa tehdä ennen työn aloittamista aina, kun yritys tai henkilö tilaa toiselta itsenäisen tehtävän, asiantuntijatyön tai palvelun. Kirjallinen sopimus vähentää epäselvyyksiä työn laajuudesta, hinnasta, aikataulusta ja lopputuloksesta.

Mitä toimeksiantosopimuksessa pitää sopia?

Sovi ainakin osapuolet, toimeksiannon kuvaus ja rajaus, toimitukset ja hyväksymiskriteerit, aikataulu, palkkio ja laskutus, kulut, muutostyöt, salassapito, aineistojen ja tulosten oikeudet, tietosuoja, vastuut, vakuutukset sekä sopimuksen voimassaolo ja päättäminen.

Mikä ero on toimeksiantosopimuksella ja työsopimuksella?

Toimeksiantosuhteessa toimeksisaaja toimii lähtökohtaisesti itsenäisesti ja vastaa sovitun tehtävän suorittamisesta yrittäjänä tai muussa itsenäisessä asemassa. Työsuhteessa työntekijä tekee työtä henkilökohtaisesti työnantajan lukuun tämän johdon ja valvonnan alaisena. Ratkaisu tehdään tosiasiallisten olosuhteiden kokonaisarvioinnilla, ei pelkän sopimuksen otsikon perusteella.

Voiko toimeksiantosopimuksen tehdä yksityishenkilön kanssa?

Kyllä. Sopimusosapuolena voi olla yritys, yrittäjä tai yksityishenkilö. Osapuolten asema, työn tosiasiallinen toteutustapa ja mahdolliset kuluttajansuojan tai työlainsäädännön säännökset on kuitenkin huomioitava.

Miten toimeksiannon palkkio sovitaan?

Palkkio voidaan sopia kiinteänä kokonaishintana, tunti- tai päiväveloituksena, vaiheittain tai muun selkeän laskentaperusteen mukaan. Sovi lisäksi laskutusajankohdat, maksuehto, arvonlisävero, kulujen korvaaminen ja lisätöiden hinnoittelu.

Kuka omistaa toimeksiannossa syntyvän työn tulokset?

Tekijänoikeudet ja muut käyttöoikeudet eivät siirry automaattisesti kaikissa tilanteissa samalla tavalla. Sopimuksessa kannattaa määritellä, mitä aineistoja ja tuloksia toimeksiantaja saa käyttää, muokata, julkaista tai luovuttaa edelleen ja siirtyykö oikeuksia erikseen sovitulla tavalla.

Voiko toimeksisaaja käyttää alihankkijaa?

Tästä kannattaa sopia nimenomaisesti. Jos alihankkijan käyttö sallitaan, määrittele toimeksisaajan vastuu alihankkijan työstä, salassapidosta, tietosuojasta ja työn laadusta. Henkilökohtaisesti suoritettavassa tehtävässä voidaan edellyttää toimeksiantajan ennakkohyväksyntää.

Miten toimeksiantosopimus päätetään?

Sovi sopimuskaudesta, irtisanomisajasta ja purkuperusteista. Määrittele myös, miten keskeneräiset työt, jo tehdyt suoritukset, maksut, aineistot ja käyttöoikeudet käsitellään sopimuksen päättyessä.

Voiko toimeksiantosopimus olla jatkuva?

Kyllä. Sopimus voi koskea yhtä rajattua tehtävää tai jatkuvaa palvelua. Jatkuvassa toimeksiannossa kannattaa sopia palvelun sisällöstä, tilausmenettelystä, vasteajoista, raportoinnista, hinnan tarkistamisesta ja irtisanomisesta.