Huoltopäiväkirja

Huoltopäiväkirja pitää kunnossapidon tiedot yhdessä paikassa

Huoltopäiväkirja auttaa pitämään koneiden, laitteiden, ajoneuvojen ja kiinteistöjen huoltohistorian järjestyksessä. Kun tehdyt huollot, korjaukset, tarkastukset ja havainnot kirjataan heti, tieto ei jää yksittäisen työntekijän muistin tai irrallisten paperien varaan. Samalla on helpompi suunnitella tulevia huoltoja ja huomata toistuvat viat.

Realitasin huoltopäiväkirja on dokumentointipohja yrityksille, maatiloille, talleille, kiinteistöjen ylläpitoon ja muuhun toimintaan, jossa käytetään huollettavia koneita tai laitteita.

Mitä huoltopäiväkirjaan kirjataan?

Hyödyllinen huoltomerkintä yksilöi huolletun kohteen ja kertoo, mitä sille tehtiin. Kirjaa vähintään laitteen tai kohteen nimi ja tunniste, huollon päivämäärä, huollon tai korjauksen sisältö, havaitut viat ja puutteet, tehdyt toimenpiteet sekä työn suorittaja. Tarvittaessa merkitään myös mittarilukema, käyttötunnit, vaihdetut osat, käytetyt materiaalit, kustannukset ja seuraavan huollon ajankohta.

Koneiden ja työvälineiden huoltohistorian seuranta

Koneiden ja työvälineiden kunto vaikuttaa työn sujuvuuteen ja turvallisuuteen. Huoltopäiväkirjaan voidaan kirjata esimerkiksi öljynvaihdot, suodattimien vaihdot, puhdistukset, säädöt, vikakorjaukset, turvalaitteiden huolto ja muut kunnossapitotoimet. Merkintöjen avulla voidaan seurata myös sitä, palaako sama vika toistuvasti.

Huoltopäiväkirja maatilalle, tallille ja yritykselle

Maatilalla päiväkirjaa voidaan käyttää traktoreiden, puimureiden, kuormainten, perävaunujen ja muiden työkoneiden huoltojen seurantaan. Tallilla kohteita voivat olla esimerkiksi pienkuormaaja, lantakone, vesijärjestelmä, ilmanvaihto ja muut tallin laitteet. Kiinteistöpalveluissa kirjataan esimerkiksi lämmitys-, ilmanvaihto-, pumppu- ja vesijärjestelmien huoltoja. Kuljetusyritys voi seurata ajoneuvojen huoltoja ja korjauksia. Sisältö on aina sovitettava kyseiseen laitteeseen ja sen huolto-ohjeisiin.

Ennakoiva kunnossapito ja seuraavan huollon suunnittelu

Huoltopäiväkirja ei ole vain luettelo jo tehdyistä töistä. Siihen kannattaa kirjata myös seuraava huoltoajankohta, arvioitu käyttötuntiraja, avoimet viat ja vastuuhenkilö. Näin huolto voidaan suunnitella ennen kuin pieni puute kasvaa käyttökatkoksi tai kalliiksi korjaukseksi.

Vikojen, havaintojen ja korjausten dokumentointi

Kirjaa myös huollon yhteydessä havaitut poikkeamat, vaikka niitä ei korjattaisi heti. Merkitse havainnon päivämäärä, kohde, vian kuvaus, arvioitu kiireellisyys, sovittu jatkotoimi ja vastuuhenkilö. Jos laitteessa havaitaan turvallisuutta vaarantava vika, käyttö on arvioitava erikseen ja tarvittavat turvallisuustoimet tehtävä viipymättä. Pelkkä merkintä päiväkirjassa ei tee viallisesta laitteesta turvallista.

Huoltopäiväkirja ja lakisääteiset velvoitteet

Työturvallisuuslain (738/2002) 41 § edellyttää, että työssä käytettäviä koneita, työvälineitä ja muita laitteita käytetään, hoidetaan, puhdistetaan ja huolletaan asianmukaisesti. Lain 43 § käsittelee tiettyjen laitteiden käyttöönottotarkastuksia ja määräaikaistarkastuksia. Tutustu ajantasaiseen työturvallisuuslakiin Finlexissä.

Kaikille laitteille ei ole samaa tarkastus- tai huoltoväliä. Noudata laitteen valmistajan ohjeita sekä kyseiseen koneeseen, laitteeseen ja toimialaan sovellettavia säädöksiä. Huoltopäiväkirja tukee kunnossapidon seurantaa, mutta ei korvaa virallista tarkastusta tai sen pöytäkirjaa silloin, kun sellainen vaaditaan.

Näin saat huoltopäiväkirjasta käytännöllisen

Pidä jokainen laite yksilöitävänä, tee merkinnät mahdollisimman pian työn jälkeen ja käytä selkeitä päivämääriä. Kirjaa myös tekemättä jääneet toimenpiteet ja niiden uusi aikataulu. Sovi, kuka vastaa merkintöjen tekemisestä ja kuka seuraa avoimia huoltotarpeita. Näin päiväkirjasta muodostuu kunnossapidon työväline eikä pelkkä arkistoon unohtuva lomake.

Usein kysyttyä huoltopäiväkirjasta

Mikä on huoltopäiväkirja?

Huoltopäiväkirja on dokumentti, johon kirjataan koneelle, laitteelle, ajoneuvolle tai kiinteistölle tehdyt huollot, korjaukset, tarkastukset, havainnot ja seuraavat huoltotarpeet.

Mitä huoltopäiväkirjaan merkitään?

Kirjaa kohteen tunnistetiedot, huollon päivämäärä, huollon sisältö, tehdyt toimenpiteet, käytetyt osat ja tarvikkeet, havainnot, työn suorittaja sekä seuraavan huollon ajankohta.

Miksi huoltohistoria kannattaa pitää ajan tasalla?

Ajantasainen huoltohistoria auttaa seuraamaan kunnossapitoa, havaitsemaan toistuvat viat, suunnittelemaan huollot ja selvittämään, mitä laitteelle on aiemmin tehty.

Voiko samaa huoltopäiväkirjaa käyttää usealle koneelle?

Käytännössä jokaisella koneella tai laitteella kannattaa olla yksilöitävä huoltohistoria. Jos käytät yhtä koontipohjaa, merkitse jokaisen kirjauksen yhteyteen selkeästi kohteen tunniste.

Sopiiko huoltopäiväkirja maatilalle ja tallille?

Kyllä. Sitä voidaan käyttää esimerkiksi traktoreiden, työkoneiden, perävaunujen, tallin laitteiden, ilmanvaihdon, vesijärjestelmien ja muiden huollettavien kohteiden seurantaan.

Onko huoltopäiväkirja lakisääteinen?

Kaikille laitteille ei ole yhtä yleistä huoltopäiväkirjavaatimusta. Tiettyihin koneisiin ja laitteisiin liittyy kuitenkin huolto-, kunnossapito- ja tarkastusvelvoitteita. Vaatimukset riippuvat kohteesta ja käyttötarkoituksesta.

Korvaako huoltopäiväkirja virallisen tarkastuspöytäkirjan?

Ei. Huoltopäiväkirja ei korvaa erikseen säädettyä käyttöönottotarkastusta, määräaikaistarkastusta, tarkastuspöytäkirjaa tai laitteen valmistajan edellyttämää huolto-ohjelmaa.

Kuinka usein huollot pitää kirjata?

Kirjaa huolto ja kunnossapitotoimet niiden tekemisen yhteydessä. Tarkastus- ja huoltovälit määräytyvät laitteen, valmistajan ohjeiden, käyttöolosuhteiden ja sovellettavien säädösten mukaan.