REALITAS / Sopimuskauppa · Yrityksen yleiset sopimukset

SOPIMUSPOHJA · YRITYKSEN YLEISET SOPIMUKSET

Hankintasopimus

Määrittelee hankinnan kohteen, määrän, laadun, toimituksen, hinnan ja reklamaatiot.

5 € / asiakirja

Hankintasopimus – mitä sillä tarkoitetaan?

Hankintasopimus on ostajan ja toimittajan välinen sopimus tavaran, tuotteen tai palvelun hankkimisesta. Yritysten välisessä hankinnassa kirjallinen sopimus auttaa varmistamaan, että osapuolet ymmärtävät samalla tavalla, mitä tilataan, millä hinnalla, millä aikataululla ja millä ehdoilla. Hankintasopimuksen malli sopii tilanteisiin, joissa halutaan kirjata kaupalliset ehdot selkeästi ennen toimitusta tai työn aloittamista.

Mitä hankintasopimukseen kannattaa kirjata?

Yksilöi sopimuksen osapuolet ja yhteyshenkilöt sekä hankinnan kohde mahdollisimman täsmällisesti. Kuvaa tuotteet tai palvelut, määrät, tekniset vaatimukset, laatukriteerit, toimitussisältö ja mahdolliset liitteet. Epämääräinen ilmaisu kuten ”tarpeen mukaan” voi aiheuttaa erimielisyyksiä, jos määrää tai sisältöä ei täsmennetä muualla.

Hankinnan kohde, laatu ja hyväksyminen

Sovi ominaisuuksista, standardeista, materiaaleista, suorituskyvystä ja siitä, miten toimituksen tai palvelun vaatimustenmukaisuus tarkistetaan. Kirjaa vastaanottotarkastuksen menettely, virheistä ilmoittamisen tapa ja määräajat sekä se, miten puutteet korjataan tai korvataan.

Hinta, maksuehdot ja lisäkustannukset

Merkitse hinta ja arvonlisäveron käsittely, laskutuksen peruste, maksuaika sekä mahdolliset ennakkomaksut, toimitus-, pakkaus-, asennus- ja matkakulut. Jos hinta voi muuttua, määrittele muutoksen peruste ja ilmoitusmenettely. Sovi myös siitä, miten lisätilaukset ja muutokset hyväksytään.

Toimitusaika ja toimitusehdot

Kirjaa toimituspäivä tai toimitusaikataulu, toimituspaikka, toimitustapa sekä se, kuka vastaa kuljetuksesta, vakuuttamisesta, purkamisesta ja asennuksesta. Sovi viivästyksen ilmoittamisesta, mahdollisesta viivästyssakosta ja tilanteista, joissa viivästys oikeuttaa sopimuksen päättämiseen.

Vastuut, takuut ja virhetilanteet

Määrittele toimittajan ja ostajan vastuut, tuotteen tai palvelun takuuehdot, virheen korjaaminen, korvaava toimitus ja vahingonkorvausvastuun rajat. Ehtojen tulee olla selkeitä ja kohtuullisia suhteessa hankinnan arvoon ja riskeihin. Älä jätä olennaisia vastuita pelkkien yleisten toimitusehtojen varaan ilman, että niiden soveltuminen on varmistettu.

Reklamaatio ja riitojen ratkaiseminen

Sovi, kenelle reklamaatio toimitetaan, missä muodossa ja millä aikataululla. Kirjaa, miten osapuolet käsittelevät virheet, puutteet ja erimielisyydet. Sopimukseen voidaan ottaa neuvotteluvelvoite ja määritellä sovellettava laki sekä toimivaltainen tuomioistuin.

Salassapito ja tietosuoja hankinnoissa

Jos hankintaan liittyy luottamuksellisia tietoja, liikesalaisuuksia tai henkilötietoja, sovi tietojen käyttötarkoituksesta, suojaamisesta, säilyttämisestä ja luovuttamisesta. Henkilötietojen käsittelyä koskevat roolit ja ehdot on määriteltävä erikseen silloin, kun toimittaja käsittelee henkilötietoja ostajan lukuun.

Hankintasopimuksen muuttaminen ja päättäminen

Kirjaa, miten tilausmäärää, aikataulua, sisältöä tai hintaa voidaan muuttaa ja kenen hyväksyntä muutokseen tarvitaan. Sovi sopimuskaudesta, irtisanomisesta, purkamisesta, keskeneräisten toimitusten käsittelystä sekä aineistojen ja tavaroiden palauttamisesta.

Yritysten välinen hankinta ja julkinen hankinta ovat eri asioita

Tämä sopimuspohja on tarkoitettu yritysten välisen hankinnan ehtojen kirjaamiseen. Kun ostajana on hankintalain tarkoittama hankintayksikkö ja hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä, menettelyyn, tarjouspyyntöön, päätöksentekoon ja sopimukseen liittyy erityisiä vaatimuksia. Tavallinen yritysten välinen sopimuspohja ei korvaa julkisen hankinnan tarjouspyyntö- tai sopimusasiakirjoja. Tutustu julkisia hankintoja koskevaan hankintalakiin Finlexissä.

Milloin tarvitaan erillinen sopimus tai asiantuntijan arvio?

Laajat toimitusketjut, kansainväliset hankinnat, ohjelmistolisenssit, rakennusurakat, jatkuvat palvelut, immateriaalioikeudet ja merkittävät tietosuojakysymykset voivat edellyttää hankintakohtaisia ehtoja tai erillisiä liitteitä. Arvioi sopimuksen soveltuvuus hankinnan luonteen ja riskien perusteella.

Usein kysyttyä hankintasopimuksesta

Onko hankintasopimus tehtävä kirjallisesti?

Kirjallinen sopimus on vahvasti suositeltava, koska se helpottaa sovittujen ehtojen, tilausten ja vastuiden osoittamista. Muotovaatimukset voivat riippua hankinnan luonteesta ja osapuolista.

Mitä eroa on hankintasopimuksella ja ostotilauksella?

Ostotilaus yksilöi usein yksittäisen tilauksen. Hankintasopimus voi määrittää laajemmat ehdot, joita sovelletaan yhteen tai useampaan tilaukseen, kuten hinnat, toimitusajat, laatukriteerit ja vastuut.

Voiko samaa hankintasopimuspohjaa käyttää tavaroihin ja palveluihin?

Yleistä runkoa voidaan hyödyntää molemmissa, mutta tavaran toimitukseen ja palvelun suorittamiseen liittyvät ehdot eroavat. Muokkaa hankinnan kohde, hyväksymiskriteerit ja vastuut vastaamaan todellista hankintaa.

Mitä jos toimitus myöhästyy?

Sopimuksessa kannattaa määritellä viivästyksestä ilmoittaminen, mahdolliset seuraamukset, uusi toimitusaika ja ostajan oikeudet olennaisessa viivästyksessä.

Voiko hankintasopimusta muuttaa allekirjoittamisen jälkeen?

Osapuolet voivat yleensä sopia muutoksista, mutta muutokset kannattaa dokumentoida kirjallisesti ja hyväksyttää sopimuksessa sovitulla tavalla. Julkisissa hankinnoissa sopimusmuutoksiin liittyy lisäksi hankintalain erityissääntöjä.

Korvaako tämä pohja julkisen hankinnan sopimusasiakirjat?

Ei. Julkisiin hankintoihin sovelletaan hankintalakia ja hankintakohtaisia menettelyvaatimuksia. Tämä pohja on tarkoitettu yritysten väliseen kaupalliseen sopimiseen.

Ennen allekirjoittamista

Tarkista, että hankinnan kohde, hinta, toimitus, hyväksyminen, vastuut ja reklamaatiomenettely on kuvattu riittävän täsmällisesti. Tämä sopimuspohja on yleinen dokumentoinnin apuväline eikä yksin takaa ehtojen soveltuvuutta jokaiseen hankintaan. Pyydä tarvittaessa tapauskohtainen asiantuntija-arvio.

Kieliversiot ja neuvonta

Sopimuspohjia valmistellaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Sopimuksen täyttämiseen liittyvä asiantuntijaneuvonta on tällä hetkellä saatavilla vain suomeksi.

← Takaisin sopimuspohjiin

Intelligence Worldwide · realitas.fi

JATKA TÄSTÄ · SUOSITUKSET

Saatat tarvita myös näitä

REALITAS · ASIAKIRJAPalvelusopimusKuvaa ostettavan palvelun sisällön, palvelutason, hinnan, muutokset ja sopimuksen päättämisen.Tutustu ↗REALITAS · ASIAKIRJAHuoltopäiväkirjaSeuraa laitteiden ja koneiden huoltoja, havaintoja, korjauksia ja seuraavia huoltoajankohtia.Tutustu ↗REALITAS · ASIAKIRJAAlihankintasopimusSopii yrityksen ja alihankkijan väliseen työhön, tehtäviin, aikatauluun, hintaan, vastuisiin ja työn vastaanottoon.Tutustu ↗REALITAS · ASIAKIRJATyösopimusTyösopimus työnantajalle ja työntekijälle: tehtävät, työpaikka, työaika, palkka, koeaika, määräaikaisuus ja sovellettava työehtosopimus.Tutustu ↗REALITAS · ASIAKIRJAVuokrasopimus yritysten väliseen käyttöönSopii tilan, laitteen tai muun omaisuuden vuokrauksesta, käytöstä, kunnossapidosta ja vastuista.Tutustu ↗REALITAS · ASIAKIRJAYrityksen varautumissuunnitelmaKuvaa yrityksen kriittiset toiminnot, uhkat, vastuut, yhteystiedot ja toiminta häiriötilanteissa.Tutustu ↗